استاندارد سازی عملکرد در شرکتها
0
44
5 دی 1404
یکی از عوامل بسیار مهم و تاثیرگذار که باعث ماندگاری سازمان میگردد، استانداردسازی عملکرد در شرکت میباشد. به همین منظور ایزو یکی از رویه های مطمئن برای استانداردسازی میباشد که بر اساس آخرین رویهها و شیوههای روز دنیا با هدف حفظ سازمان و اسناد و مدارک مثبت توسط کشورهای اروپایی طراحی و تدوین و ترویج گردیده است که اختصارا به آن میپردازیم.
تعریف رویه: رویه مجموعهای از روندهای اثربخش با هدف معین میباشد در نهایت تمامی برنامههای سازمان را پوشش داده و در بر میگیرد. ارکان رویه عبارتند از:
۱ـ هدف
۲ـ محدودۀ کار
۳ـ تعاریف علائم و اختصارات
۴ـ مسئولیت ها
۵ـ شرح عملیات
۶ـ مراجع و مستندات
۷ـ توزیع اسناد و مدارک
۸ـ نگهداری سوابق
۹ـ پیوست ها
هدف از تهیه این رویه تعیین روش مشخصی برای نظارت بر عملکردها در واحدهای مختلف سازمان میباشد.
محدودۀ کار: این رویه برای کلیه سازمانها و بخشها و واحدهای مختلف آنها بر اساس استراتژی و برنامههای آن سازمان تغییر و تدوین گردید و تعیین و ابلاغ میگردد.
تعاریف علائم و اختصارات: این رویه با هدف شناسایی هر واحد و متناسب با عملکرد آن در سازمان از سوی عوامل موثر و تاثیرگذار مثلا مدیرعامل یا مدیرانی که از سوی مدیرعامل اختیارات دارند تعیین و ابلاغ میگردد.
مسئولیتها: مسئولیت انجام هرفعالیت در سازمان متناسب با موقعیت آن واحد در جایگاه سازمانی تعیین و تبیین میگردد که از سوی مدیرعامل یا مدیری که دارای اختیارات اعلام و ابلاغ میگردد.
شرح عملیات: شرح عملیات متناسب با تعارف سازمانی برای نیل به اهداف سازمان که در برگیرنده تمام جوانب و زوایای انجام کار باشد به صورت یک رویه با جزئیات کامل تهیه تدوین و ابلاغ میگردد. عملیات میتواند بر اساس نوع آن در سازمان و تاثیر آن بر عملکرد در پروژهها تعریفهای متفاوتی داشته باشد مثلاً عملیات مدیر مالی در واحد تولیدی میتواند با عملیات مدیر مالی در واحد پروژهای تفاوتهایی داشته باشد اما در تمام آنها اهداف عالی سازمان مد نظر خواهد بود.
مراجع و مستندات: در تدوین این رویه در سازمانها میتوان برای رجوع رکن سازمان مراجع و مستندات را تدوین و نگهداری نمود تا ضمن دسترسی آسان بتوان نیازهای درخواست کننده را برطرف نمود. سطح دسترسی به مستندات از سوی مدیرعامل یا رکنی که اختیارات به وی تفویض شده تعیین میگردد.
توزیع اسناد و مدارک: توزیع اسناد و مدارک، معمولا در سطح مدیران و با طبقه نیروی تعریف شده صورت میپذیرد و دسترسی آن برای کارشناسان زیردست بر اساس تعریف موجود در سازمان صورت میپذیرد.
نگهداری سوابق: در این رویه معمولاً مطابق با تعریف طبقهبندی اسناد و مدارک، دفتر مدیرعامل، بایگانی اداری و پروژهها و واحدهای مختلف شرکت، بر اساس تعریف ذاتی قابلیت نگهداری سوابق را دارد.
پیوستها: بایگانی اداری به عنوان مرجع اصلی نگهداری پیوستها تعریف میگردد و دسترسی به این بایگانی بر اساس نظام طبقهبندی اطلاعات شرکت تعریف میگردد.
هدف از پیاده سازی رویههای استاندارد و ایزو در سازمانها
"ارائه خدمات با بالاترین کیفیت، بالا بردن فرهنگ و آموزش کارکنان، قابلیت اطمینان و همچنین تعهد به اجرای امور حوله در زمان مقرر" میباشد.